חשבוניות ספקים בחשבונית ירוקה: מה נכנס אוטומטית ומה לא
· 5 דקות קריאה
רוב המשתמשים בחשבונית ירוקה מכירים אותה מצד ההכנסות: הפקת חשבונית ללקוח בשלושה קליקים. צד ההוצאות, החשבוניות שהספקים שולחים לכם, מתנהל אחרת. המדריך מסביר מה חשבונית ירוקה יודעת לקלוט, איך מכניסים הוצאות אוטומטית דרך ה-API, ואיזה חלק נשאר בידיים שלכם.
ההבדל בין מסמך שאתם מפיקים למסמך שאתם מקבלים
מסמך שאתם מפיקים (חשבונית מס, קבלה, הצעת מחיר) נוצר בתוך חשבונית ירוקה, ולכן כל הנתונים שלו מובנים. מסמך שאתם מקבלים מספק הוא PDF או תמונה שמגיעים מבחוץ. מישהו צריך לקרוא אותו, להבין מי הספק, מה הסכום, כמה מע"מ, ולרשום את זה כהוצאה.
זה החלק שרוב העסקים דוחים לסוף החודש או לסוף הרבעון. והתוצאה: הוצאות חסרות, מע"מ תשומות שלא נדרש, ודוח רווח והפסד שלא משקף את המצב.
מה ה-API של חשבונית ירוקה מאפשר
לחשבונית ירוקה יש ממשק API מתועד. עם מפתח וסוד מהגדרות החשבון, מערכת חיצונית יכולה לרשום הוצאות ומסמכים בחשבון שלכם באופן מובנה: ספק, תאריך, סכום, מע"מ, ותיאור. זה בדיוק מה שנדרש כדי שחשבונית ספק תיכנס בלי הקלדה.
הנקודה החשובה: ה-API מקבל נתונים, לא קבצים לפענוח. מישהו צריך לחלץ את הנתונים מה-PDF קודם. כאן נכנס כלי OCR, ובעברית זה החלק שרוב הכלים נכשלים בו.
מה נכנס אוטומטית
- ספק: לפי שם ולפי ח.פ. / ע.מ. שחולצו מהחשבונית.
- סכומים: לפני מע"מ, מע"מ וסה"כ, עם בדיקה שהם מסתכמים.
- תאריך החשבונית ומספרה.
- מטבע: חשבונית במט"ח נרשמת עם הסכום המקורי והמרה לשקלים לפי שער בנק ישראל ליום החשבונית.
- קובץ המקור, כדי שיהיה למה לחזור בביקורת.
מה נשאר לכם
- אישור: כלי טוב לא רושם הוצאה בלי שמישהו אישר אותה. האישור לוקח שניות, אבל הוא ההבדל בין אוטומציה לבין רישום עיוור.
- סיווג: לאיזו קטגוריית הוצאה שייכת החשבונית. ברירות מחדל לפי ספק חוסכות את רוב העבודה, אבל חשבונית חריגה דורשת החלטה.
- חשבוניות שלא מגיעות במייל: מה שמגיע בוואטסאפ או ביד מועלה ידנית או נשמר בתיקיית ענן מחוברת.
איך זה נראה בפועל
התיבה שאליה הספקים שולחים חשבוניות מחוברת ל-Saknai. כל חשבונית שמגיעה מזוהה, הנתונים מחולצים ומוצגים במסך אחד לאישור. עם האישור (ידני, אוטומטי או לפי לוח זמנים) החשבונית נרשמת בחשבונית ירוקה דרך ה-API עם מפתח החשבון שלכם. הרישום קורה באותו יום שבו החשבונית הגיעה, לא בסוף החודש.
שאלות נפוצות
- האם מפתח ה-API של חשבונית ירוקה נותן גישה לכל החשבון?
- המפתח פועל בהרשאות שהגדרתם לו בחשבונית ירוקה. ב-Saknai הוא נשמר מוצפן ומשמש רק לרישום, ואפשר לבטל אותו בכל רגע מהגדרות חשבונית ירוקה.
- מה עם ספק חדש שלא מופיע בחשבונית ירוקה?
- החשבונית מסומנת כדורשת מיפוי. אחרי שממפים את הספק פעם אחת, החשבוניות הבאות שלו עוברות אוטומטית.
- האם Saknai מפיק חשבוניות ללקוחות?
- לא. Saknai מטפל רק בצד ההוצאות. הפקת מסמכים ללקוחות נשארת בחשבונית ירוקה.
לראות את זה על החשבוניות שלכם
חברו תיבת מייל ו-Saknai יפענח את החשבוניות הראשונות תוך דקות. 7 ימי ניסיון חינם, בלי כרטיס אשראי.