חשבוניות ספקים כפולות: איך הן נוצרות ואיך עוצרים אותן
· 4 דקות קריאה
כפילות היא הטעות הכי יקרה ברישום חשבוניות ספקים, כי היא לא נראית כמו טעות. שתי חשבוניות תקינות, שתיהן עם סכום נכון, שתיהן משולמות. המדריך מסביר מאיפה הכפילויות מגיעות, למה בדיקה לפי מספר חשבונית לא מספיקה, ואיך עוצרים אותן לפני שהן מגיעות להנהלת החשבונות.
חמש דרכים שבהן כפילות נכנסת
- הספק שולח פעמיים: פעם למנהל, פעם להנהלת החשבונות. שני אנשים, שתי העברות.
- אותה חשבונית בשני פורמטים: PDF במייל, ואחר כך סריקה של העותק המודפס.
- תזכורת תשלום עם החשבונית מצורפת שוב, חודש אחרי המקור.
- הספק מוציא חשבונית מתוקנת בלי זיכוי על הראשונה, ושתיהן נרשמות.
- העלאה ידנית של חשבונית שכבר נקלטה אוטומטית מהמייל.
למה בדיקה לפי מספר חשבונית לא מספיקה
הבדיקה הראשונה שכולם עושים היא "יש כבר חשבונית עם המספר הזה?". היא תופסת את המקרים הפשוטים ומפספסת את השאר: OCR שקרא 1O234 במקום 10234, ספק שמספרי החשבוניות שלו מתאפסים כל שנה, ושני ספקים שונים עם אותו מספר רץ. צריך לפחות שתי שכבות.
שתי שכבות זיהוי
השכבה הראשונה זולה ומדויקת אבל תופסת רק קבצים זהים. השנייה תופסת "אותה חשבונית, קובץ אחר", וזה המקרה הנפוץ. ב-Saknai שתי השכבות פועלות בקליטה: קובץ זהה נדחה בהעלאה, וחשבונית עם אותם ספק, מספר וסכום מסומנת ככפולה לפני האישור.
| שכבה | מה משווים | מה תופס |
|---|---|---|
| טביעת אצבע של הקובץ | ה-hash של הקובץ עצמו | אותו PDF שנשלח פעמיים, בכל דרך |
| נתוני החשבונית | ספק + מספר חשבונית + סכום + תאריך | אותה חשבונית בפורמט אחר (PDF מול סריקה) |
מה עושים כשמזהים כפילות
- לא מוחקים אוטומטית. כפילות "לכאורה" יכולה להיות חיוב חודשי קבוע עם אותו סכום. מסמנים, ומישהו מחליט.
- משאירים את שתי החשבוניות מקושרות, כדי שבביקורת יהיה ברור מה נדחה ולמה.
- אם הכפילות היא חשבונית מתוקנת, מבקשים מהספק זיכוי על המקור. חשבונית מתוקנת בלי זיכוי היא בעיה של הספק, לא שלכם.
איפה זה צריך לקרות
הבדיקה חייבת להיות לפני השליחה להנהלת החשבונות, לא אחריה. חשבונית כפולה שכבר נרשמה בפריוריטי או בחשבונית ירוקה דורשת ביטול, פקודת יומן הפוכה, והסבר לרואה החשבון. חשבונית כפולה שנעצרה במסך האישור דורשת קליק אחד.
שאלות נפוצות
- מה עם חיובים חודשיים קבועים באותו סכום?
- הם נבדלים במספר חשבונית ובתאריך, ולכן לא מסומנים ככפילות. כפילות דורשת התאמה גם במספר החשבונית.
- האם כלי יכול לזהות כפילות מול חשבוניות שנרשמו לפני החיבור?
- רק אם ההיסטוריה יובאה. ב-Saknai אפשר להתחיל מתאריך מוגדר, ומאותו רגע כל חשבונית נבדקת מול כל מה שנקלט.
לראות את זה על החשבוניות שלכם
חברו תיבת מייל ו-Saknai יפענח את החשבוניות הראשונות תוך דקות. 7 ימי ניסיון חינם, בלי כרטיס אשראי.