תיבת מייל ייעודית לחשבוניות ספקים: איך מקימים אותה נכון

למה תיבה נפרדת

• הפרדה: חשבוניות לא מתערבבות עם התכתבות אישית, וכלי חיצוני שמחובר לתיבה רואה רק אותן.
• המשכיות: עובד שעוזב לוקח איתו את התיבה האישית. invoices@ נשאר.
• הרשאות: לתיבה הייעודית נותנים גישה למנהלת החשבונות ולכלי הקליטה, לא לכל התיבה של המנכ"ל.

Google Workspace (Gmail)

לא צריך משתמש נוסף בתשלום. שתי אפשרויות: קבוצה (Google Group) בשם invoices@ שמעבירה לחברי הקבוצה, או כינוי (alias) על משתמש קיים. לחיבור כלי חיצוני עדיף משתמש אמיתי או תיבה שאפשר להתחבר אליה ב-OAuth, ולכן ההמלצה: משתמש ייעודי אחד (invoices@) עם הרשאות מינימליות, או alias על תיבת הנהלת החשבונות.

החיבור לכלי חיצוני צריך להיות ב-OAuth ("התחברות עם Google"), לא במסירת סיסמה. כך ההרשאה מוגבלת לקריאת מיילים ואפשר לבטל אותה בכל רגע מהגדרות האבטחה של Google.

Microsoft 365 (Outlook)

תיבה משותפת (Shared Mailbox) היא הפתרון הנכון: היא לא דורשת רישיון, וכמה אנשים יכולים לקרוא אותה. לחיבור כלי חיצוני שמשתמש ב-OAuth צריך שמשתמש עם הרשאה לתיבה יבצע את ההתחברות, או שהתיבה תהיה משתמש רגיל.

גם כאן: OAuth (Microsoft Graph), לא IMAP עם סיסמה. אם הארגון חוסם הסכמת משתמשים לאפליקציות, מנהל המערכת מאשר את האפליקציה פעם אחת.

מה מבקשים מהספקים

הודעה אחת, קצרה, לכל הספקים: "מהיום נא לשלוח חשבוניות ל-invoices@החברה. חשבונית שתישלח לכתובת אחרת עלולה להתעכב בתשלום." המשפט השני הוא מה שגורם לזה לקרות.

ובמקביל, כלל העברה אוטומטי בתיבות האישיות: מייל עם קובץ מצורף מהספקים המוכרים מועבר ל-invoices@. זה תופס את התקופה שבה הספקים עדיין שולחים לכתובת הישנה.

לפני שמחברים כלי קליטה

• ההרשאה: קריאת מיילים (ולסימון "נקרא"). לא מחיקה, לא שליחה, אלא אם יש לזה סיבה מוגדרת (למשל שליחה לפינבוט).
• הטווח: מאיזה תאריך הכלי מתחיל לסרוק. סריקה של שנתיים אחורה מביאה אלפי חשבוניות ישנות.
• הסינון: הכלי צריך לזהות חשבוניות ולהתעלם מעלוני שיווק עם PDF מצורף. בדקו איך הוא מסנן.
• הביטול: איפה מנתקים את החיבור. ב-Google: הגדרות אבטחה, אפליקציות צד שלישי. ב-Microsoft: הסכמות אפליקציות בפורטל החשבון.

שאלות נפוצות

אפשר להשתמש בתיבה האישית של מנהלת החשבונות במקום?

אפשר, וזה נפוץ. החיסרון: כלי הקליטה רואה את כל התיבה, וכשמנהלת החשבונות מתחלפת החיבור נופל. תיבה ייעודית פותרת את שניהם.

מה עם חשבוניות שמגיעות בוואטסאפ?

מעבירים אותן לתיבה (וואטסאפ יודע לשלוח במייל) או שומרים בתיקיית ענן שמחוברת לכלי. ב-Saknai תיקיות Drive, OneDrive, SharePoint ו-Dropbox נסרקות כמו תיבת מייל.

איך Saknai מתחבר לתיבה?

ב-OAuth ל-Gmail או ל-Microsoft 365 (ו-IMAP לספקים אחרים). ההרשאה היא לקריאת מיילים, וניתן לבטלה מהגדרות החשבון בכל רגע. הטוקנים נשמרים מוצפנים.

להמשך קריאה

• חשבוניות ספקים כפולות
• Saknai לפינבוט: שליחה מהתיבה שלכם
• להתחיל ניסיון חינם ב-Saknai