איך קולטים חשבוניות ספקים לפריוריטי בלי הקלדה
· 6 דקות קריאה
ברוב החברות שעובדות עם פריוריטי, חשבונית ספק עדיין מוקלדת ידנית במסך חשבוניות רכש. יש שתי דרכים לוותר על ההקלדה: קובץ טעינה או ממשק REST. המדריך מסביר את ההבדל, מה כל דרך דורשת מכם ומהמטמיע, ואיך בודקים שהנתונים שנכנסים נכונים.
למה ההקלדה הידנית כל כך יקרה
חשבונית ספק ממוצעת דורשת בין שתיים לחמש דקות הקלדה: מספר ספק, מספר חשבונית, תאריך, שורות, חשבון הוצאה, מע"מ. בחברה שמקבלת 200 חשבוניות בחודש זה יום עבודה מלא, ועדיין לא ספרנו את הזמן של חיפוש הקובץ במייל, את הכפילויות שמתגלות בהתאמת ספק ואת הטעויות בסכום שמתגלות רק מול הבנק.
הבעיה השנייה היא עיתוי. חשבונית שמוקלדת בסוף החודש מופיעה בפריוריטי באיחור, ולכן דוח ההתחייבויות של החברה לא מדויק עד אז.
דרך 1: קובץ טעינה
פריוריטי יודעת לקלוט קובץ טקסט בפורמט מוגדר דרך מנגנון הטעינה הסטנדרטי שלה. הקובץ יכול להכיל חשבוניות ספק (מסמך לכל חשבונית, עם שורות) או פקודות יומן ישירות לספר הראשי. אתם מייצרים את הקובץ, ומטעינים אותו בפריוריטי.
היתרון: לא צריך פתיחת API, לא צריך משתמש טכני, ולא צריך שינוי בהרשאות. מתאים גם לפריוריטי מותקנת מקומית שאין אליה גישה מבחוץ. החיסרון: הטעינה היא פעולה יזומה, ולכן החשבוניות נכנסות במנות (פעם ביום, פעם בשבוע) ולא אחת-אחת.
- מה נדרש: רשימת ספקים עם מספרי הספק בפריוריטי, וברירת מחדל לחשבון הוצאה ולקוד פריט.
- מה בודקים: שמספר הספק בקובץ תואם למספר בפריוריטי. חשבונית עם מספר ספק ריק או 0000 תיכשל בטעינה או תיכנס לספק הלא נכון.
- טיפ: אם ה-PDF של החשבונית צריך להיות מצורף בפריוריטי, הקובץ יכול לכלול נתיב לקובץ, אבל אז צריך שהקבצים יהיו בנתיב שפריוריטי רואה.
דרך 2: REST API (OData)
פריוריטי חושפת ממשק REST רשמי (Priority REST API, על בסיס OData). דרכו אפשר לקרוא את רשימת הספקים ולפתוח חשבוניות רכש ישירות, אחת-אחת, ברגע שהחשבונית אושרה.
היתרון: זמן אמת, ואימות מיידי מול פריוריטי (ספק לא קיים? התשובה חוזרת מיד). החיסרון: צריך שהממשק יהיה פתוח בשרת, משתמש עם הרשאה ליצירת חשבוניות רכש, וכתובת שרת שנגישה מהאינטרנט או דרך VPN.
- מה נדרש: כתובת השרת (הנתיב ל-odata), שם החברה בפריוריטי, ושם משתמש וסיסמה ייעודיים.
- מה בודקים: שהמשתמש מוגבל להרשאות המינימליות. משתמש שיכול לפתוח חשבוניות רכש לא צריך לראות שכר.
- טיפ: לפני החיבור, בקשו מהמטמיע לאשר שהממשק פעיל ברישיון שלכם. בגרסאות מסוימות הוא מודול נפרד.
מה משותף לשתי הדרכים: הנתונים צריכים להיות נכונים לפני שהם נכנסים
הדרך שבה החשבונית נכנסת חשובה פחות ממה שנכנס. שלושה דברים חייבים להיות סגורים לפני שחשבונית עוזבת לפריוריטי: מספר ספק תואם, סכומים שמסתכמים נכון (לפני מע"מ + מע"מ = סה"כ), ומספר חשבונית שלא נכנס כבר. כלי טוב עוצר חשבונית שנכשלת באחד מהשלושה ומסמן אותה לטיפול, במקום לשלוח אותה ולתת לכם לגלות את הבעיה בפריוריטי.
ב-Saknai שני המסלולים קיימים: ייצוא קובץ טעינה בפורמט חשבוניות ספק או פקודות יומן, וחיבור REST שיוצר חשבוניות רכש. בשניהם חשבונית בלי מספר ספק פתור לא נשלחת, כפילות נעצרת, ואם מספר הזמנת רכש מופיע בחשבונית היא מושווית מול ההזמנה לפני השליחה.
איך לבחור
| שאלה | קובץ טעינה | REST API |
|---|---|---|
| הפריוריטי שלכם נגישה מהאינטרנט? | לא נדרש | נדרש (או VPN) |
| צריך שהחשבונית תופיע מיד? | לא, במנות | כן |
| יש מטמיע זמין לפתיחת ממשק? | לא נדרש | נדרש פעם אחת |
| הרשאות בפריוריטי | משתמש שמטעין קבצים | משתמש API עם הרשאה לחשבוניות רכש |
| נקודת התחלה מומלצת | כן, לרוב החברות | כשיש נפח גבוה או צורך בזמן אמת |
שאלות נפוצות
- האם צריך התאמה בפריוריטי כדי לקלוט חשבוניות אוטומטית?
- לא. קובץ הטעינה משתמש במנגנון הטעינה הסטנדרטי, וה-REST הוא הממשק הרשמי של Priority Software. אין צורך בפרוצדורות או במסכים מותאמים.
- מה קורה אם הספק לא קיים בפריוריטי?
- החשבונית צריכה להיעצר לפני השליחה, לא אחריה. ב-Saknai היא מסומנת כדורשת מיפוי ספק, ואחרי מיפוי חד-פעמי כל החשבוניות הבאות של אותו ספק עוברות אוטומטית.
- האם אפשר להתחיל בקובץ טעינה ולעבור ל-REST אחר כך?
- כן. מיפוי הספקים, קודי הפריט וחשבונות ההוצאה משותפים לשני המסלולים, ולכן המעבר הוא שינוי הגדרה ולא התחלה מחדש.
לראות את זה על החשבוניות שלכם
חברו תיבת מייל ו-Saknai יפענח את החשבוניות הראשונות תוך דקות. 7 ימי ניסיון חינם, בלי כרטיס אשראי.