התאמת חשבונית להזמנת רכש (3-way match) לעסק קטן
· 5 דקות קריאה
התאמה תלת-כיוונית נשמעת כמו תהליך של תאגיד עם מחלקת רכש. בפועל, כל עסק שמזמין סחורה או שירות בכמות ובמחיר מוסכמים יכול ליישם אותה, ולתפוס את החשבוניות שסכומן "קצת" גבוה מההזמנה. המדריך מסביר מה משווים, איזו סובלנות סבירה, ומה עושים עם חריגה.
שלושת המסמכים
התאמה דו-כיוונית משווה חשבונית להזמנה. תלת-כיוונית מוסיפה את מה שהתקבל בפועל. ההבדל חשוב כשהמשלוח חלקי או כשמגיעה סחורה פגומה: החשבונית תואמת להזמנה, אבל לא למה שקיבלתם.
- הזמנת רכש: מה הזמנתם, בכמה, ובאיזה מחיר. גם מייל עם "נא לספק 50 יחידות ב-120 ש"ח" הוא הזמנה.
- תעודת כניסה (או אישור קבלת שירות): מה באמת הגיע. 48 יחידות, לא 50.
- חשבונית הספק: מה הספק מבקש שתשלמו.
מה משווים בפועל
| בדיקה | למה | מה קורה בחריגה |
|---|---|---|
| ספק | החשבונית הגיעה מהספק שבהזמנה | חריגה: חשבונית מספק אחר על אותה הזמנה |
| מטבע | הזמנה בדולר, חשבונית בשקלים | חריגה: צריך להשוות אחרי המרה |
| סכום כולל | עד סובלנות (למשל 2% או 5 ש"ח) | אזהרה, וברמת חומרה גבוהה חסימה |
| שורות: כמות ומחיר | הוזמנו 50, חויבו 60 | התאמה חלקית, לבדיקה |
| כמות שהתקבלה | חויבו 50, נכנסו 48 | חריגה: לשלם רק על מה שהגיע |
איזו סובלנות סבירה
סובלנות אפס הופכת כל עיגול אגורות לחריגה, וצוות שרואה 30 חריגות ביום מפסיק להסתכל עליהן. סובלנות רחבה מדי מפספסת את מה שרצינו לתפוס. נקודת פתיחה טובה לעסק קטן: 2% מהסכום או 5 ש"ח, הגבוה מביניהם. אחרי חודש בודקים כמה חריגות היו אמיתיות ומכווננים.
ב-Saknai הסובלנות מוגדרת ברמת החברה, וברירת המחדל היא בדיוק 2% / 5 ש"ח. אפשר לבחור מצב "אזהרה" (החשבונית ממשיכה עם סימון) או "חסימה" (חשבונית לא תואמת לא נשלחת להנהלת החשבונות עד שמישהו מאשר אותה או מסמן שאין צורך בהזמנה).
איך מיישמים בלי מחלקת רכש
- צרו מספר הזמנה לכל רכישה שיש לה מחיר מוסכם, ובקשו מהספק לציין אותו בחשבונית. זו הבקשה היחידה שצריך מהספק.
- נהלו את ההזמנות ברשימה אחת (קובץ CSV מספיק להתחלה) עם ספק, מטבע, סכום ושורות.
- כשמגיעה סחורה, רשמו כמה הגיע. גם שורה בטבלה.
- תנו לכלי לעשות את ההשוואה: חשבונית עם מספר הזמנה מושווית אוטומטית, ורק החריגות מגיעות אליכם.
- החליטו על החריגות: לאשר (הפרש מוצדק), לדחות (לבקש זיכוי מהספק) או לסמן שההזמנה לא רלוונטית.
מה זה נותן אחרי חודש
שלושה דברים: תשלום רק על מה שהוזמן והתקבל, גילוי של ספקים שמחייבים "קצת יותר" באופן קבוע, ומספרים שאפשר לסמוך עליהם בדוח ההתחייבויות, כי כל חשבונית פתוחה קשורה להזמנה ידועה.
שאלות נפוצות
- מה עושים עם חשבוניות שאין להן הזמנה, כמו חשמל או שכירות?
- מסמנים אותן כ"לא נדרשת הזמנה". ברוב הכלים, וגם ב-Saknai, זו פעולה של קליק אחד, וחשבוניות חוזרות מאותו ספק לא ידרשו אותה שוב.
- איך הכלי יודע לאיזו הזמנה שייכת החשבונית?
- לפי מספר ההזמנה שמופיע בחשבונית. ה-OCR מחלץ אותו, ואפשר לתקן אותו ידנית. חשבונית בלי מספר הזמנה מסומנת "לא הותאמה" עד שמישהו מקשר או מסמן שאין צורך.
- האם ההתאמה מעכבת את השליחה להנהלת החשבונות?
- תלוי בהגדרה. במצב "אזהרה" החשבונית נשלחת עם סימון. במצב "חסימה" חשבונית חריגה מחכה להחלטה. הורדת קובץ ייצוא ידנית אף פעם לא נחסמת.
לראות את זה על החשבוניות שלכם
חברו תיבת מייל ו-Saknai יפענח את החשבוניות הראשונות תוך דקות. 7 ימי ניסיון חינם, בלי כרטיס אשראי.